Efficacité personnelle – Travailler MIEUX :

Une fois que vous avez filtré vos tâches pour en faire MOINS

se pose la question de comment travailler MIEUX, en étant plus efficient.

Travailler MIEUX (Version Audio) :

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Travailler MIEUX (Version Texte) :

Bonjour,

 Je fais suite à ma vidéo « Travailler Moins ».

Une fois que vous avez filtré le QUOI pour sélectionner vos priorités,

le QUI pour valider que vous êtes la bonne personne pour le faire

et que le QUAND a été challengé,

se pose la question du COMMENT : COMMENT être plus efficient dans la réalisation.

L’efficience, c’est atteindre vos objectifs au moindre coût, en utilisant au mieux vos ressources, en l’occurrence votre temps, votre énergie et vos compétences disponibles.

Il s’agit donc de la QUALITÉ de votre temps de travail, mais cela peut s’appliquer aussi à la qualité de votre temps de couple ou temps familial.

Ce sont peut-être des choses que vous savez déjà mais le plus difficile c’est de les mettre en application et d’en faire une routine.
Alors j’espère que ce qui suit va vous inciter à tester ou retester certaines techniques et voir si cela fonctionne pour vous.

Je vais notamment parler de planification et la structuration de votre temps

Je suis une maniaque de l’agenda et je comprends si cela vous parle peu ou que cela vous énerve.
Néanmoins notre cerveau a ses règles de fonctionnement. L’une d’elle est que face à une tâche à faire : tant que vous n’avez pas rassuré votre cerveau que c’est bien pris en compte, il va vous envoyer le rappel de peur que vous oubliiez, avec des idées récurrentes « il faut que je pense à cela »….
Mais il se calme si vous écrivez la tâche, ou que vous l’enregistrez dans un agenda, cela le rassure.
Donc un agenda vous fait économiser de l’énergie mentale !

Et il vous permet d’optimiser votre activité en fonction de vos contraintes, du type d’activités que vous avez, et de votre énergie interne.
L’énergie interne, c’est votre biorythme, à quel moment vous êtes le plus affuté intellectuellement, la plus créative ou au contraire quand vous avez tendance à piquer du nez.
Pour adapter la planification de vos tâches en fonction de vos ressources disponibles.

Tout d’abord quels sont vos types d’activités et à quoi cela correspond pour votre agenda :
– il y a le temps figé (réunions, RV clients…) et le temps « flottant » pour votre travail à vous, pour les impromptus.
– il y a les tâches demandant de la concentration ou de la créativité vs les tâches plus automatiques
– il y a le travail individuel et le temps partagé avec d’autres

Si je prends mon cas, j’ai grosso modo 4 grands types d’activité :

1. Les sessions de coaching et les formations avec mes clients.

C’est prioritaire vu que c’est ma principale rémunération et les RV sont placés bien à l’avance.
Donc c’est figé assez longtemps à l’avance avec d’autres, et cela demande de la concentration.
Je bloque pour cela en général les matins les mardi, mercredi et jeudi et éventuellement la 2^ème partie d’après-midi, bien après la digestion pour être bien en forme 😊.

2. Le travail de fond sur du contenu, en général seule, pour préparer ces vidéos, des formations, des conférences.

Là j’ai besoin de calme et de concentration, et je vais bloquer des demi-journées (avec une pause au milieu quand même) pour être vraiment efficace.
Ce sont les matins où je n’ai pas de RV clients donc je bloque en général les lundi et vendredi.

3. Le temps commercial et administratif pour assurer les clients de demain et gérer sainement mon entreprise, les courriels, les coups de téléphone…

C’est un temps pas forcément très créatif, mais « flottant » car je peux le mettre un peu où je veux, et notamment dans les moments de faible énergie, donc souvent en début d’après-midi.

4. Enfin, les temps « morts » qu’on oublie parfois, comme le temps de déplacement chez des clients, des prospects, des partenaires.

En ce moment cela n’arrive plus trop et bizarrement c’est un problème car comme j’utilise normalement les transports en commun, cela me permettait de lire, de regarder des vidéos inspirantes ou de réfléchir (j’ai un carnet sur moi pour noter les idées qui viennent de mes rêveries en bus). Du coup, j’essaie de jumeler cela avec du temps pour moi, j’écoute des podcasts en allant marcher ou en faisant de l’exercice.

Et très important, il y a en plus l’imprévu !
Donc c’est utile de garder des blocs de temps libre pour les urgences ou les opportunités.
Cela dépend de votre métier et vous allez aussi affiner avec l’expérience.

Car pour vous permettre ensuite de planifier, idéalement vous devez pouvoir évaluer le temps que vos tâches vont vous prendre.

Je fais régulièrement des périodes de suivi de mon activité : il y a des outils gratuits en ligne comme Toggl où je note tout que je fais au fur et à mesure pendant quelques semaines, par projets, par type d’activité et ainsi que je construis mon expérience : préparer un atelier ou une conférence de 2 heures, cela me demande par exemple 2 jours de travail, et ainsi de suite…

A partir de cela je vais jouer avec mes briques de Lego pour planifier mon activité.
J’utilise Outlook et les codes couleurs m’aident à visualiser l’équilibre des différents types d’activité dans ma journée, dans ma semaine ou même dans mon mois.

Alors je parlais tout à l’heure des périodes de basse énergie après le repas.
En effet il s’agit de placer judicieusement ces activités en fonction de nos cycles énergétiques.
Vous êtes plutôt du matin ou plutôt de la fin de journée ?
Votre bloc de concentration idéal, c’est 30’ / 45’ / 1h / 1h15 ?

Ainsi vous construisez votre agenda avec vos blocs de temps en fonction du type d’activité et du niveau d’énergie nécessaire pour elle.

Donc ça c’est la théorie, maintenant la pratique :

Pour que cela marche :

– Il faut déjà que vous ayez le contrôle physique de votre agenda.
Si tout le monde peut inscrire des RV dans votre Outlook, il va falloir anticiper et bloquer encore plus vos plages de travail personnel ou votre réserve pour les imprévus.

– 2ème condition : canaliser les distractions et les imprévus.
Cela vous prend combien de temps pour vous reconcentrer sur une tâche après une interruption ?  Même si vous êtes des pros de la concentration et que cela ne vous prend que 2 ou 3 minutes, des interruptions, vous en avez combien dans votre journée : visites dans votre bureau ou appels téléphoniques, courriels, messagerie instantanée, ping, ping, ping ! à chaque fois que vous y jetez un œil, hop vous perdez 3 minutes !
Alors si ce n’est pas déjà fait, enlevez les alertes courriels, utilisez l’indicateur de non-disponibilité de votre messagerie instantanée ou de visio-conférence quand vous voulez travailler.
Et essayez de regrouper toutes ces interruptions potentielles dans des moments spécifiques pour lire vos courriels, vos messages, etc…

Le plus gros souci bien sûr, c’est la mise en pratique, de changer nos habitudes, nos réflexes.

Si vous avez envie de changer pour de bon votre manière de travailler et regagner le contrôle de votre agenda, contactez-nous.
Nous avons une spécialiste du sujet chez Coherence Coaching.

Ce qui est intéressant, c’est que Peter Drucker avant même les smartphones et autres distractions électroniques parlait déjà de la nécessité d' »agréger notre temps » : comment créer des blocs de temps sans interruption pour regrouper des activités sur un même thème ou se concentrer sur un sujet. Donc le problème ne date pas d’hier !

Enfin, mais ce sera l’objet d’une autre vidéo, si vous avez repéré des distractions et addictions favorites, par exemple l’actualité – consulter les news toutes les heures – ou bien les réseaux sociaux – comment vous désintoxiquer ?

Si cette vidéo vous a intéressé, faites-la suivre à vos collègues ou amis et abonnez-vous maintenant à ma chaine YouTube.

A bientôt.

Guillemette Moreau, Coach Professionnelle et Formatrice chez Coherence Coaching

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