Efficacité personnelle : Comment TRAVAILLER MOINS ?

Voici 3 questions ultra-simples pour vous aider à filtrer votre charge de travail le plus en amont possible

Efficacité personnelle : Comment travailler MOINS ? (Version Audio)

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Comment TRAVAILLER MOINS ? (Version Texte) :

Bonjour,

Je suis Guillemette Moreau, coach de dirigeants et coach de carrière.
Avec mes vidéos et podcasts, j’espère vous aider à créer la vie professionnelle et personnelle que vous souhaitez.
Merci de vos commentaires et de votre fidélité à cette chaine.

Des boîtes courriels qui s’engorgent, des agendas qui explosent et des listes de tâches à rallonge…

C’est le quotidien de beaucoup d’entre nous avec le stress qui monte, le sentiment de ne pas être à la hauteur, voire la culpabilité.
Jusqu’au jour où cela coince vraiment et pas de manière rationnelle ou technique.
Car tant que la bête tient, nous avons des capacités d’absorption insoupçonnées.

Non, en général, c’est notre corps qui nous rappelle à l’ordre, ou notre vie personnelle qui souffre vraiment.

J’ai pris l’image des machines de déneigement pour cette vidéo car c’est notre quotidien à Montréal mais aussi pour ne pas choquer les âmes sensibles car l’image qui me venait naturellement à l’esprit était celle du gavage des oies ou des canards pour faire du foie gras !
Donc aujourd’hui, si vous avez l’impression d’être une oie gavée et que vous voulez reprendre le contrôle de votre temps, je vous propose de retourner l’entonnoir.

Comment filtrer le plus en amont possible votre avalanche de mails, de réunions et de choses à faire ?

Il y a plein de bons livres sur le sujet de la « gestion du temps », ce qui en fait n’existe pas car le temps tel que nous l’avons créé nous les humains sera toujours de 24h par jour.

La vraie question est donc la gestion de nous-mêmes dans le temps.

Et rien que de retourner la formulation en « la gestion de nous-mêmes » nous redonne du pouvoir pour arrêter de trop subir.
De toute façon nous ne pourrons jamais tout faire, lire tous les livres, visiter tous les pays…

Il s’agit de CHOISIR ce que nous faisons.

Et je parle bien de choix, pas juste de dire : je gère mes priorités c’est-à-dire je donne un ordre à mes tâches mais la liste reste toujours aussi longue.
Ça ce n’est pas de la gestion de priorités, c’est peut-être apprendre à mieux jongler mais il y a toujours autant de balles.

Pour choisir et filtrer votre activité, je vous propose 3 questions ultrasimples :

• QUOI ?
• QUI ?
• QUAND ?

Vous pouvez par exemple les écrire sur un post-it et les mettre sur votre ordinateur.

1ère question : QUOI ?

Comment allez-vous sélectionner ce qui est important : quels projets, quelles tâches, quelles rencontres ?

Un bon filtre est de vous poser la question du bénéfice attendu de cette action.
Pour vous, pour votre équipe, pour votre organisation, ou votre famille…
Et c’est en vous projetant dans le futur que vous pouvez estimer si cela contribue à vos objectifs, si cela vaut la peine d’être fait, et de comparer différentes options.
Évidemment il faut avoir des objectifs clairs mais c’est un autre sujet de coaching.

Vous projeter dans le bénéfice attendu peut aussi vous faire réaliser qu’il a disparu et donc d’arrêter de faire certaines choses.
Je fais une parenthèse ici car c’est un point important dans les organisations : à un moment s’est mis en place une réunion, un type d’outil de reporting parce qu’on en avait besoin et cela perdure, en étant de moins en moins efficace.
C’est en challengeant le bénéfice attendu de cette réunion, de cette tâche, que vous allez pouvoir les supprimer, changer les habitudes et être plus efficace.
Donc c’est quoi le bénéfice attendu de cette étude, de cette réunion, de cette analyse ?

Mais aussi d’un point de vue humain, c’est quoi le bénéfice attendu de ce lunch avec tel collègue et si c’est votre plaisir personnel de discuter de votre passion commune pour le parachutisme, super.
C’est important pour vous, vous en prenez conscience et vous arrêtez de culpabiliser que « vous perdez du temps ».

Donc pour retourner l’entonnoir : à partir de mes objectifs, je compare les bénéfices attendus de toutes mes actions possibles pour sélectionner seulement celles qui sont pertinentes et efficaces.
Et ce qui ne rentre pas dedans disparait ou est repoussé à plus tard ou aux calendes grecques !

Je parle en connaissance de choses car j’ai un problème de foisonnement d’idées tous les matins : et je me censure par rapport à mes objectifs.
C’est terriblement frustrant sur le coup mais en même temps quel soulagement.
Et puis, pour éviter que les idées non prioritaires reviennent en boucle et me tentent à nouveau, je les note pour ne pas les perdre et retravailler éventuellement dessus plus tard.

Oui je sais dans les organisations, on ne gère pas toujours nos objectifs et nos priorités.
Il y a des crises ou des courts-circuits politiques qui chamboulent nos plans mais vous pouvez à ce moment là en discuter avec les autres parties prenantes et décider ensemble de ce qui est retardé ou ce qui passe à la trappe en échange. Autrement vous êtes coincé et la masse de travail augmente, et si vous n’y arrivez pas, cela risque de vous retomber dessus. Donc le côté « sur-homme » ou sur-femme – j’accepte toujours plus – c’est mauvais pour vous professionnellement à moyen ou long terme, et mauvais pour votre santé.

2ème question : QUI ?

Maintenant que vous savez que c’est une priorité par rapport à vos objectifs : êtes-vous la meilleure personne pour faire cela ?
C’est une question d’efficacité personnelle, d’efficacité collective mais aussi parfois d’humilité.

Il y a par exemple des tempéraments de type « j’attrape toutes les balles », je suis volontaire ou j’accepte toutes les missions :
– pour prouver ma compétence,
– parce-que je suis vraiment convaincu que je suis le meilleur et que personne d’autre peut y arriver,
– parce qu’accepter est plus facile que refuser,
– parce-que je veux être indispensable et garder mon bout de pouvoir,
– parce que je n’arrive pas à déléguer : cela ira plus vite si je le fais.

Mais pour votre bien et celui de l’organisation, où est votre valeur ajoutée ?
Et donc là où vous devez concentrer votre activité.
Et accepter aussi que d’autres soient plus à même de faire ce que vous vous prépariez à accepter.

Il y a une question classique en coaching : à combien vous valorisez votre temps ?
Et si il y a quelqu’un de moins cher – ou de plus performant – vous devez déléguer, même si c’est parfois dur pour notre besoin de contrôle ou notre ego.

Ceci dit, il y a des cas où vous n’avez pas le choix : vous recevez la papatte chaude et vous êtes en bout de chaine, avec personne à qui déléguer…
Si vous ne pouvez dire non, faites-vous bien préciser et négociez le QUOI par exemple la qualité du travail escompté ou le QUAND, les délais.

Ce qui mène à la 3ème question du QUAND ?

Et souvent on l’oublie…

Est-ce vraiment pour aujourd’hui, pour cette semaine ?
Le cas typique, c’est la demande du big boss : on suppose quasi automatiquement que c’est urgent, et cela redescend les échelons hiérarchiques comme tel : comme le 1er maillon, par exemple le directeur n’a pas pensé à demander l’échéance, il redescend la demande en toute bonne foi comme urgente, et à chaque niveau, la pression augmente, vous comprenez c’est pour la haute direction…
C’est le branle-le-bas général alors que peut-être cela pouvait attendre la prochaine réunion mensuelle.
Je suis sûr que vous l’avez tous vécu…

Pour éviter cela, 2 règles de base :

1) Par rapport à un délai, demandez, vous n’avez rien à perdre !
Quand quelque chose arrive dans votre charge de travail, prenez l’habitude de demander quels sont les délais (et le niveau de qualité demandé) : vous allez parfois être surpris, et du coup limiter les fausses urgences !

2) Et comme nous sommes tous à l’initiative de demandes, soyez clair dès le départ sur les délais pour éviter les effets boules de neige d’urgence et aider les autres à planifier leurs priorités.

Théoriquement, cela devrait marcher aussi avec nos enfants : du style, il faut que la table du petit déjeuner soit mise pour 7h30.
Mais il faut accepter que l’éducation des enfants est parfois dans un autre espace-temps…

Donc, pour résumer :

• Retournez l’entonnoir du QUOI à faire en partant de vos objectifs et en vous posant la question des bénéfices attendus de chaque action pour filtrer le plus en amont possible.
• Ensuite vous poser la question de QUI est le mieux à même pour maximiser l’efficacité globale, donc est-ce vraiment à vous de faire cela ?
• Enfin, challengez le QUAND, cela peut vous procurer de bonnes surprises.

Une fois que vous avez réduit la charge de travail – et c’est un effort permanent de filtrage – la 2ème étape c’est de savoir comment travaillez MIEUX, c’est l’objet de la vidéo suivante…

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A bientôt.

Guillemette Moreau, coach professionnelle et formatrice chez Coherence Coaching

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